スタッフとの個別面談において、
私は「仕事をしていて悩んでいること、
困っていることはありませんか?」
という質問をします。
この質問をした時に、
比較的多い回答のひとつに
次のようなものがあります。
「院長から突然『○○日にセミナーが
あるんだけど、これ行ってみない?』と
言われたのですが、予定が入っていて、
どうすれば良いのか困っています…」
「院長が思いついたように
『××日にイベントをやりたい』と
言い出したのですが、準備期間が
足りなくて戸惑っています…」
あるいは、福利厚生に類することですが、
次のような話もあります。
「夏休みや年末年始の休暇が
直前まで分からないのですが、
早めに予定が分かっていると
予定が立てられて嬉しいのですが…」
実は、この休診計画に関しては、
受付担当者から次のような
実務上の困りごとを聞くことも
少なくありません。
「リコール予約を入れるにも
休診予定が分からないので、
夏休みが重なりそうなところは
避けておくしかなくて…」
これは、医院にとっての機会損失にも
つながってしまいます。
このようなスケジュールに関する問題を
解決する方法について、考えてみましょう。
◆シンプルに解決しよう!
こういった問題、解決方法は
いたってシンプル。
「年間計画を作成して、
医院の予定を早めに伝えて、
スタッフと情報共有する」
これをすればOKです。
まずは、1年間の休診予定、
毎年必ず行う行事を
年間カレンダーにしましょう。
あらかじめ決めておきたい予定は、
次のようなものがあります。
・休診予定
・年間イベント計画
・医院新聞発行予定日
・全体ミーティング
・懇親会(納涼会、忘年会など)
・院内勉強会
・月間目標提出日予定日
・外部セミナー参加予定日
・スタッフの誕生日
・その他、必要と思われる予定
これらのスケジュールを
年間計画として12月末までに作成し、
今年中に来年の予定を発表すれば、
前述のような問題は解消に近づきます。
たったこれだけのことで、
スタッフの悩みや問題の一部を
ほとんど解決できるわけです。
もし、上記のような計画の全てを
作成するのが難しいと思ったら、
まずは休診予定だけでもOKです。
それだけでも、スタッフからすれば
「長期休暇のスケジュールを立てやすい」
と感じることができます。
休診計画を立てるだけで
スタッフのモチベーションが上がるなら、
取り組まない手はありませんよね。
◆エクセルで簡単に!
こういったカレンダーを準備する時は、
エクセルの活用をお勧めします。
インターネットで
「エクセル カレンダー 2019」
と検索すると、さまざまな
テンプレートがゲットできます。
これを上手に活用すれば、
年間計画表を作成するのも
楽ちん。
年間の休診予定だけであれば、
色を付けるだけで、
次のようなものが出来上がります。
ちなみに、私が使ったのは、
↓のテンプレート。
日にちと曜日は記入されているので、
休診日に色を付けるだけで完成です。
休診予定以外の年間計画も
しっかり決まっているようであれば、
↓のテンプレートが便利でしょう。
こんな風に、すべてを自分で作らなくても、
便利なツールがたくさん存在しています。
便利なものは、どんどん活用しましょう。
◆月間計画を立てよう!
年間計画が出来上がったら、
次は月間計画にチャレンジしましょう。
これも年間計画と同様に、
エクセルを使うと便利。
月間スケジュール用のテンプレートも、
もちろん配布されています。
ミーティングや月間目標提出日など、
あらかじめ決まっているものを
何度も書く必要はないので、
決まっている計画を書き込んだカレンダーを
バックヤードに貼ると良いでしょう。
2ヶ月分ぐらいを貼っておけば、
そこに追加されてくる予定を
書き込む込むことができて便利です。
月間計画と言っても、
こと細かに全てを決めようとしなくても
問題ありません。
まずは、決まっていることだけでOK。
決まっていることだけでも、
予定として全員が分かるように
共有していきましょう。
◆早めに共有する文化をつくる
このように「予定を早めに周知しよう」
という文化が出来上がってくると、
イレギュラーな予定が入った場合でも
朝礼や終礼の時間を使って
早めに共有しよう!という文化が
自然と出来上がっていきます。
予定を共有することによって
「仕事がやりやすくなった」という
メリットを感じることができると、
「予定以外のことについても
どんどん共有していこう」という
雰囲気も生まれてきます。
スタッフとの共有にお悩みの先生も
多いと思いますが、そのような先生は
まず【医院の年間診療計画の共有】から
スタートしてみてください。
もしすると、「スケジュールぐらいで
モチベーションが左右されるのか!?」
と思うかもしれません。
しかしながら、言い換えると
「スケジュールを決めるだけでも
モチベーションがあがるんだ!」
と言えるような話。
年末までに2019年のスケジュールを決め、
スタッフに発表しましょう!